El cierre de fin de mes es un momento agitado y estresante para todas las personas involucradas, en especial para las áreas de finanzas y contabilidad.
El proceso de cierre de fin de mes necesita que todos los departamentos involucrados envíen sus facturas, reportes de pago, y en casos donde no usan tantos sistemas o plataformas tecnológicas, cierta información se procesa manualmente. Esto muchas veces puede generar errores y tardanzas.
Aunado a esto, una de las áreas más afectadas, puede ser el equipo de ventas; los procesos manuales, lentos, y la falta de información puede llegar a afectar sus ganancias, abriendo camino a disputas entre departamentos. Además, tales disputas afectan la productividad y obstaculizan los planes y hasta pueden generar pagos tardíos.
Sin embargo, algunos consejos relacionados con la innovación, el uso de plataformas tecnológicas para automatizar procesos, y una buena planeación, pueden ayudar a los departamentos de las compañías y organizaciones a agilizar sus procesos de cierre de mes.
Índice
- Asegúrate que todos tus datos estén disponibles
- Automatiza todos los procesos que puedas
- Integrar todas las entradas de datos
- Analiza muchos datos, pero concéntrate en los correctos
Cuatro estrategias que te ayudarán a agilizar el proceso de cierre de mes
1. Asegúrate que todos tus datos estén disponibles
Tus datos son un activo muy valioso, en especial durante los cierres de mes. Supongamos que no están en una base de datos adecuada y de fácil acceso, ¿qué pasará? que no podrán encontrarlos y que tendrán que involucrar a muchas personas para que puedan procesarlos.
Es prioridad que todos tus datos estén disponibles, y una plataforma que consolide todos tus datos puede ser una opción para agilizar tus procesos de cierre de mes. Esto te permitirá dejar de utilizar Excel o simplemente, dejar de usar múltiples sistemas o plataformas para almacenar los datos y generar reportes.
Esto también aumentará la productividad, reducirá errores, aumentará la precisión y la relevancia de todos los datos que llegan al equipo responsable de procesar las cuentas por pagar. De esta manera, agilizarás los procesos y minimizar los errores.
2. Automatiza todos los procesos que puedas
Si bien la automatización puede no ser la solución perfecta para todos sus problemas derivados del cierre de mes, sí es una excelente manera para reducir los errores de cálculo de comisiones, acelerar los procesos y mejorar la precisión.
También, utilizar herramientas automatizadas también te permitirá realizar un análisis de datos más preciso y en tiempo real.
Además de la automatización, el uso de la IA puede predecir qué clientes potenciales se convertirán en compradores para que los equipos de ventas puedan enfocar todos sus esfuerzos en cerrar una negociación.
Asimismo, puede recomendar qué esfuerzos de marketing realizar en función de las características de compradores anteriores o prospectos con resultados deseados similares.
Desde el pronóstico de ventas y pago de comisiones, hasta el cálculo de comisiones y la resolución de disputas, la automatización puede resolverlo todo en segundos. Además, compensa la carga que generan las tareas y procesos tediosos, permitiendo que los gerentes de ventas se enfoquen en generar estrategias en lugar de estar detrás de los vendedores.
3. Integrar todas las entradas de datos
Los vendedores son conocidos por olvidarse de ingresar información vital en el CRM. El uso de una hoja de cálculo o una base de datos para realizar un seguimiento de dicha información los ayudará a mantenerse organizados y garantizar que nada se escape.
Las empresas deben invertir en construir una sola fuente que almacene todos los datos relacionados con las ventas. De esta forma te asegurarás de que tu equipo de ventas siempre tenga la información correcta y al alcance para completar sus tareas.
4. Analiza muchos datos, pero concéntrate en los correctos
Los equipos de ventas frecuentemente dedican demasiado tiempo a analizar datos que no aportan valor, pero estas son algunas preguntas que debes considerar:
- ¿Son estos los datos correctos?
- ¿Responden a tus preguntas específicas?
- ¿Pueden actuar en función de esta información?
Al centrarse en los datos correctos, tanto gerentes como directores de ventas podrán tomar decisiones basadas en datos en tiempo real y precisos.
El uso de una plataforma para el cálculo y administración de comisiones también puede consolidar toda la información en un solo lugar, y ayudar a todos los involucrados a ser más eficientes y rápidos.
Por ejemplo:
- Optimizar tus procesos de cálculo de comisiones de ventas a través de la automatización para ahorrar tiempo y dinero.
- Ayudar a tus directores y gerentes a mejorar sus procesos de administración de ventas.
- Analizar resultados mediante el uso de reportes con datos en tiempo real.
Las empresas que invierten en implementar plataformas automatizadas compensan la carga que suelen generar procesos manuales, aumentan la motivación, y garantizan una mayor eficiencia.
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