En las manos adecuadas, los indicadores clave de rendimiento (o KPIs por sus siglas en inglés) pueden ofrecer una manera perfecta de monitorear el rendimiento individual y colectivo.
Estos indicadores clave también ayudan a rastrear el flujo de ventas general y resaltar las brechas entre procesos. Y a pesar de que son una herramienta eficaz, los KPIs también presentan ciertos inconvenientes pues comprenden una gran cantidad de datos que, si no se simplifican, podrían convertirse en un montón de información difícil de administrar que solo podría generar confusión, análisis poco exactos e incluso generar estrés.
Además de esto, es fundamental que tanto líderes, representantes, y gerentes de ventas cuenten con acceso y visibilidad sobre los indicadores clave de rendimiento, sobretodo, en orden, para ayudarlos a tomar decisiones estratégicas.
¿Cómo configurar un tablero con indicadores clave de rendimiento de calidad para equipos de ventas?
1. Crea KPIs de acuerdo a los principales objetivos comerciales
Vincular los indicadores clave de rendimiento de acuerdo a la visión de una empresa es el ingrediente esencial para el progreso y un mayor rendimiento. Esto asegurará una colaboración mucho más eficiente entre equipos que persiguen el mismo objetivo.
Por ejemplo, si la visión de una empresa u organización es ser la primera opción de los clientes en la región, los KPIs deben centrarse más en la adquisición y retención de clientes que en las ganancias. Del mismo modo, si una empresa aspira a ser una más rentable, de mil millones de dólares dentro de dos años, los KPIs podrían centrarse en las finanzas y los márgenes de beneficio.
2. No compliques demasiado los indicadores claves de rendimiento
Un mantra fácil es "mantenerlo simple". Crear KPIs que dejen un lado para la ambigüedad y las letras pequeñas son una forma segura de generar confusión y descontento en el futuro. Por lo tanto, permitir que tantos gerentes de ventas como los miembros de estos equipos tengan visibilidad sobre los datos asegurará que haya tanto un mejor rendimiento, como transparencia.
3. Crea tableros efectivos para proveer una alta visibilidad
Debes saber que los indicadores clave de rendimiento no servirán de nada si una empresa u organización no puede analizar el rendimiento con respecto a ellos. Independientemente de si es un gerente o un representante de ventas, la capacidad de verificar y realizar un seguimiento del rendimiento con respecto a todos y cada uno de los KPI será vital.
¿Cómo construir un tablero con indicadores clave de rendimiento efectivo y de alta visibilidad?
Un tablero proporciona una vista inmediata a los KPIs. Mostrará los datos en tableros y gráficas fáciles de entender a través de reportes. Para aprovechar al máximo las métricas de cada negocio, el tablero de mando de ventas debe ser eficaz, fácil de usar y comprender, así como adaptable a las necesidades no solo de los equipos de ventas, sino de cada industria.
Toma en cuenta que los tableros con indicadores clave de rendimiento deben ser lo suficientemente flexibles como para permitir que la visualización de datos sea fácil de comprender.
Por ejemplo, si estás buscando cómo se desempeñó el departamento de ventas en el último trimestre, el tablero no debe mostrar información sobre los empleados de ventas con mejor rendimiento en el último mes. Filtrar la información irrelevante asegurará que no haya lugar para la confusión.
¿Cuáles son las 4 vistas más útiles en un tablero de indicadores clave de rendimiento?
1. La tabla de posiciones
Esta es quizá la vista más útil tanto para gerentes como directores de un departamento de ventas pues esto les mostrará cómo se está desempeñando el equipo en comparación con los KPIs. También proporcionará reportes de representantes de ventas individuales, mostrando qué miembros del equipo se han desempeñado mejor y cuáles se están quedando atrás.
2. La vista de la organización
Esta vista de KPIs muestra cómo la empresa está alcanzando sus objetivos, cómo se compara el rendimiento con el último mes/trimestre/año, y si las predicciones y los presupuestos establecidos están siendo precisos.
3. La vista del equipo
Esta vista ayuda al usuario a comprender cómo funciona el equipo o departamento. Muestra si se están cumpliendo los objetivos y cuánto tiempo dedica el equipo a los diferentes aspectos de un embudo de ventas.
4. El 'pipeline'
Esta vista muestra cómo se alinean las oportunidades de ventas para el equipo y cuál es la proporción de negociaciones/acuerdos completados. También muestra información como el valor de las oportunidades y las filtra/clasifica según la región o la industria.
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