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Sergio Zuniga 15.07.2021 9 minutos

Cómo configurar un Proceso de Seguimiento de Ventas exitoso

Contrario a la idea errónea popular, el seguimiento de ventas no se trata solo de números y gráficos complicados.

Se trata de un análisis detallado de todo el proceso de ventas, identificar qué procesos funcionan y cuáles no, y utilizar los datos disponibles para obtener información procesable. El seguimiento de las ventas comienza desde la primera interacción que tiene un cliente potencial con tu empresa y todo el trayecto que realiza a través del embudo de ventas, hasta convertirse en consumidores de tu producto o servicio.

Al analizar cada detalle sobre tu proceso de ventas, puedes descubrir datos que pueden ayudarte a identificar cuellos de botella y fugas. El seguimiento de ventas te permite visualizar lo que impide la conversión de tus clientes potenciales.

La mejor parte es que el seguimiento de ventas también les da a los gerentes el poder de tomar decisiones respaldadas por datos para reparar esas filtraciones y liberar los cuellos de botella antes de que afecten los resultados de la empresa. Además, también ayudará a identificar a los representantes de ventas, las actividades y las estrategias que están dando los mejores resultados. No solo puedes optimizar tu embudo de ventas con esta información, sino que también puedes maximizar el retorno de inversión de tus esfuerzos de marketing.

 

Cómo configurar un proceso de seguimiento de ventas

Ahora que sabes por qué necesitas implementar el seguimiento de ventas lo antes posible, analicemos cómo configurar el proceso.

Documenta tus metas y objetivos

Ningún plan puede cumplirse sin antes establecer objetivos concretos. Documentar tus metas y objetivos de ventas será de gran ayuda para agilizar todo el proceso y unificar los esfuerzos de tu equipo en la dirección correcta.

Tus objetivos de ventas dependen de varios factores: territorio, producto, tamaño del embudo, mercado. Pero la mayor influencia la ejercen tus representantes de ventas. Es fundamental incluirlos en las discusiones para comprender cuál es un objetivo realista para ellos.

Otro punto a tener en cuenta es que las métricas que rastreas deben ser simples pero lo suficientemente extensas para darte una idea clara de cómo se está desempeñado el proceso de ventas.

Aprende todo lo que puedas sobre tu audiencia ideal

Todos los planes de marketing y ventas deben estar centrados en el cliente. Después de todo, si tu estrategia no atrae al cliente potencial, tus resultados se irán siempre a números rojos.

Determina y comprende los diferentes aspectos de tu comprador ideal. Cada estrategia que desarrolles debe estar orientada a este objetivo.

Por ejemplo, una empresa B2B que vende software de gestión de datos y generación de informes, necesita descubrir cómo presentar su producto a ejecutivos de alto nivel y tecnología. Mientras que una marca B2C que vende ropa de moda, tendrá que adaptar su proceso para un segmento joven.

Identifica las plataformas en las que se encuentra tu audiencia

Este es el paso en el que estudias todos los posibles puntos de entrada para tu plan de ventas. Debido a la escala masiva a la que los medios digitales han permeado nuestras vidas, es importante identificar los canales, plataformas y otras fuentes que tu audiencia frecuenta.

Desde las redes sociales hasta los blogs, los sitios web, los foros y las aplicaciones móviles, saber dónde existe tu audiencia puede ayudarte a afinar toda tu estrategia.

Identifica la etapa en la que se encuentra tu prospecto

Cada cliente potencial se construye de manera diferente. Tienen diferentes intenciones, interacciones y expectativas hacia tu empresa. Ubicarlos en el mismo embudo de ventas solo provocará obstrucciones.

Empieza por identificar en qué etapa del embudo se encuentra actualmente tu cliente potencial. ¿Son solo prospectos? ¿Ya se han puesto en contacto con la empresa? ¿Han interactuado con un representante de ventas? ¿Están a punto de comprar?

Definir cada etapa resultará en números más claros. También asegurará que puedas encontrar la etapa exacta en la que la mayoría de los clientes potenciales abandonan y por qué.

Configura las métricas más importantes a las que se debe dar seguimiento

En la última etapa del proceso, debes averiguar qué métricas y KPI son fundamentales para tu proceso de ventas. Estas métricas te ayudarán a comprender si tu proceso de ventas está funcionando de manera ideal o no.

Las métricas que se deben rastrear son:

  • Ventas por fuente de origen
  • Ventas mensuales totales
  • Ventas por representante
  • Los ingresos medios por usuario
  • Tasa de abandono
  • Tiempo medio para cerrar una venta

Configurar un sistema de seguimiento de ventas es un ejercicio gratificante. Ayudará a optimizar tu proceso, incrementar los números de ventas, minimizar el desperdicio de presupuesto y aumentar los márgenes de ganancia. El uso de software para rastrear las actividades de ventas y los resultados transformará de manera inherente tu enfoque, de un punto de vista rígido basado solo en números, a un punto de vista basado en datos críticos y con mayor visibilidad.