El cálculo y seguimiento de comisiones mediante programas de hojas de cálculo puede resultar muy tentador. Cualquiera puede aprender a organizar y usar hojas de cálculo, y comenzar con solo unas pocas comisiones para rastrear puede hacer que parezca un proceso fácil.
Por ejemplo: Excel incluso tiene una plantilla y una calculadora de comisiones, lo que hace que sea aún más tentador hacerlo solo y realizar un seguimiento de las cosas por sí mismo.
Si bien las hojas de cálculo pueden funcionar para el seguimiento de comisiones en organizaciones pequeñas con una estructura de plan de compensación básica, las hojas de cálculo de comisiones pueden ser propensas a errores e imposibles de escalar a medida que la organización crece.
Si quieres modernizar tus planes para la administración de pagos de comisión, debes conocer más acerca de por qué utilizar hojas de cálculo para llevar tu seguimiento de comisiones no es conveniente.
6 razones principales por las que tus hojas de cálculo de comisiones son propensas a errores
1. Diseñar y mantener tu hoja de cálculo de comisiones puede requerir mucha mano de obra
Mientras más complicados sean los métodos de administración que utilices, configurar planes de comisión en hojas de cálculo puede convertirse en una tarea increíblemente laboriosa, especialmente si tu organización es muy grande, pero, estas son algunas recomendaciones.
- Diseñar tu hoja de cálculo de comisiones requerirá trabajo y una cuidadosa atención a los detalles.
- Los planes de comisiones se pueden organizar como hojas de cálculo individuales o masivas, lo que significa que tendrás a cada uno de tus representantes de ventas en una hoja de cálculo o pestañas para cada uno.
- Al realizar configuraciones masivas, deberás clasificar a cada empleado y esto puede llevar mucho tiempo valioso; posiblemente deberás crear una nueva hoja de cálculo cada mes o en cualquier momento en que sea necesario modificar algo.
- Ajustar, modificar o crear una excepción puede ser casi imposible si no deseas que se aplique a todos los representantes de ventas en tu hoja de cálculo.
- En las hojas de cálculo individuales, el tiempo se usa nuevamente para desplazarse por las pestañas individuales de los representantes y los cambios o excepciones no se pueden agrupar en todo el equipo.
- Los planes avanzados que incluyen bonificaciones o aceleradores pueden requerir ecuaciones avanzadas, lo que aumenta el tiempo, el número de recursos involucrados y el riesgo a tener error.
2. Las comisiones capturadas manualmente en hojas de cálculo pueden ser propensas a errores
A medida que aumenta el tamaño de tu organización, la probabilidad de que encuentres un error en una hoja de cálculo de comisiones puede ser mayor.
Se producirán errores humanos y los errores pueden incluir un error de escritura o el uso de una celda de hoja de cálculo incorrecta.
Si los representantes de ventas encuentran errores en su salario o incentivos, perderán la confianza en el proceso o en la administración. Todos los beneficios de contar con un plan de comisiones para motivarlos e impulsarlos desaparecerán.
Además, los representantes de ventas pueden sentir que necesitan dedicar su tiempo a calcular y verificar sus pagos de comisiones, y no es así como quieres que pasen e inviertan la mayor parte de su tiempo.
3. Las plantillas y hojas de cálculo del plan de comisiones suelen ser inflexibles
A escala, las hojas de cálculo que alguna vez fueron diseñadas para menos empleados pueden no funcionar de la manera que necesitas a medida que la organización crece.
A medida que cambian los modelos de comisión, reembolso o incentivos, las hojas de cálculo deben aumentar en complejidad para mantenerse al día con la demanda. Esto puede llevar a la necesidad de tiempo adicional, retrasando la compensación o aumentando el riesgo de equivocaciones.
También, es importante para las organizaciones de ventas mantenerse al día con los cambios del mercado y emplear estrategias creativas para que los representantes reaccionen ante estos cambios.
Las empresas deben tener la suficiente flexibilidad como para pagar a su equipo de ventas de manera que motiven y reaccionen a los cambios del mercado, y las hojas de cálculo simplemente no lo permiten.
4. Puede existir una transparencia limitada en el uso de hojas de cálculo de comisiones
Cuanto más complejo sea un plan de compensación, más difícil será tener una transparencia total para todos y cada uno de los miembros de tu equipo de ventas.
Los datos que provienen de varias hojas de cálculo dificultan la compilación de una historia completa y pueden generar más espacio para errores.
Buscar errores de forma manual puede llevar mucho tiempo, tanto como las correcciones financieras. Además, las hojas de cálculo masivas no se pueden compartir, ya que las personas solo deben ver los datos que les pertenecen.
5. Los nuevos empleados y el crecimiento de la empresa pueden afectar el desembolso oportuno de comisiones y la continuidad
Toda empresa que utiliza hojas de cálculo de comisiones tiene una persona que se encarga de organizar y calcular los planes de compensación. A menudo, estas personas tienen su propio estilo y métodos para generar comisiones. Si el empleado que cumple esta función cambia, puede llevar semanas o meses poner al día a los nuevos empleados con la organización de la hoja de cálculo. Las comisiones podrían retrasarse con la incorporación de estos nuevos empleados. Los planes de comisiones suelen ser complejos y su mantenimiento depende de una documentación clara, así como de datos limpios y bien organizados. Esto debe ser transferible a cualquier empleado nuevo que tome las hojas de cálculo para garantizar la distribución y continuidad oportunos de las comisiones.
6. Las hojas de cálculo de comisiones no se pueden escalar
A medida que una empresa amplía su equipo de ventas, las hojas de cálculo pueden volverse cada vez más complicadas; conforme empiecen a agregar planes de compensación más competitivos, las hojas de cálculo se volverán más complejas.
Si una empresa quiere ser competitiva dentro del mercado actual, debe contar con una sólida administración de planes de compensación para que los miembros de su equipo incentiven y generen confianza.
Un plan que no sea lo suficientemente escalable, es, en el mejor de los casos, una solución alternativa y, en el peor, representa a una empresa que no se esfuerza o tiene interés en crecer.
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