Decidir acerca de donde realizar tu cálculo de comisiones es difícil. Ya sea en Excel o hojas de cálculo de Google, lo cierto es que esta es una tarea compleja, que solo consume tiempo y puede llegar a generar estrés y errores en el pago que recibirán tus equipos de ventas.
No te preocupes, no eres el único director o gerente de ventas que puede estarse enfrentando a esto. Debes saber que, a pesar del incremento y popularidad del uso de plataformas tecnológicas, BI y analíticos, un estudio reciente encontró que cerca de 2/3 de las compañías a nivel internacional ejecutan sus procesos de cálculo y pagos de comisión en Excel.
Aunque las hojas de cálculo brindan practicidad y fácil accesibilidad para la administración y ejecución del proceso de cálculo de comisiones, son varias las desventajas que ofrecen y suelen ser propensas a generar errores.
Es importante hablar de los errores porque esto puede impactar directamente y de forma tanto en la percepción hacia la compañía, como en la moral de la fuerza de ventas.
Conoce las 5 desventajas de calcular tus comisiones en Excel u hojas de cálculo
Muchas empresas utilizan hojas de cálculo como una herramienta para realizar el cálculo y pago de las comisiones y bonos, así como para el llevar el seguimiento del total que está generando cada uno de sus representantes de ventas.
Además, las hojas de cálculo (ya sean de Excel o Google) brindan funciones básicas y de fácil uso. Muchos profesionales ya están familiarizados con su uso, y no se requiere de mucho entrenamiento o capacitación para que se empiecen a utilizar, en especial cuando no se requiere de fórmulas complejas.
Pero, los problemas vienen cuando las empresas se enfrentan al reto que implica el tener equipos de ventas de hasta 50 o más vendedores; llevar el seguimiento de las comisiones generadas y realizar el cálculo de sus pagos de comisión puede convertirse en una tarea demasiado difícil de realizar.
- Tareas repetitivas
- Proceso tardío y lento
- Falta de visibilidad en tiempo real
- Nula integración con otras plataformas tecnológicas
- Errores en la captura manual de datos
1. Tareas repetitivas que solo consumen tiempo
Utilizar hojas de cálculo puede tomar mucho tiempo y requerir de mucho esfuerzo por parte de las personas encargadas de ejecutar el proceso, en especial si se cuenta con un gran número de representantes de ventas.
El contar con un gran número de agentes o representantes requerirá que llegues a analizar cientos de datos, archivos, y hasta una hoja de cálculo por cada período.
Esto, y contar con complejas estructuras de compensación o planes, puede hacer que el proceso de cálculo se convierta en una tarea complicada.
2. Proceso tardío y lento
No solo se trata de la ejecución del cálculo de comisiones y bonos, una vez que ya se consolidaron todos los datos en una sola hoja de Excel, muchos profesionales encargados del proceso deben compartir esto con algunos departamentos, haciendo que el proceso de revisión tome tiempo, se atrase, y muchas veces, requiera de ajustes.
3. Falta de visibilidad en tiempo real
En muchas ocasiones, los encargados de dicho proceso tienen ottas actividades que hacer, y no contar con una plataforma automatizada o que consolide los datos sobre las comisiones generadas por representante, región, o hasta por sucursal, solo termina por provocar que los gerentes de ventas no puedan visualizar dicha información en tiempo real.
4. Falla en integración con otras plataformas tecnológicas
Toda la información sobre las comisiones de ventas generadas por tu fuerza de ventas necesita integrarse fácilmente con otros sistemas o plataformas, y por lo general, las hojas de cálculo no tienen esta función.
Esta falta de integración solo llevará a los encargados de ejecutar el proceso a copiar y pegar los datos sobre las comisiones de forma manual sobre otros sistemas o plataformas tecnológicas, generando errores.
5. Errores en la captura manual de datos
Copiar, pegar, y realizar ajustes sobre las hojas de cálculo utilizadas para llevar la administración y el seguimiento de comisiones puede generar errores humanos. De la misma forma, utilizar fórmulas complejas puede también provocar errores y que haya una captura de datos incorrecta.
Toma en cuenta que este tipo de errores solo terminará por retrasar pagos, generar sobrepagos de comisiones, o generar solicitudes de aclaración.
Evita llegar a ese momento en donde realizar el proceso del cálculo y pago de comisión se convierta en una situación insostenible, piensa en cómo solucionar este problema.
Administración y pagos de comisión sin errores de cálculo
Blitz es la plataforma para la automatización del proceso de cálculo y pagos de comisión que necesitas implementar en tu organización para facilitar el trabajo de tus directores y gerentes tanto de ventas como del área de compensaciones o finanzas.
Con Blitz podrás llevar una mejor administración de las comisiones generadas por tu fuerza de ventas sin utilizar Excel y hojas de cálculo, mientras:
- Automatizas desde el cálculo más complejo, hasta el más simple.
- Configuras, ajustas y diseñas planes de comisiones y bonos personalizados en tiempo real.
- Eliminas errores y reduces el tiempo invertido en ciertas actividades y ejecución del proceso de cálculo de comisiones.
- Facilitas la toma de decisiones estratégica mediante el uso de tableros y reportes detallados.
- Generas reportes con datos en tiempo real.
Además, Blitz es la solución para el cálculo y administraciones de comisiones que se integra con cualquier sistema o plataforma tecnológica ya utilizada dentro de tu empresa.